ESF-administratie is volledig gebaseerd op bewijslast. Elk gevraagd document heeft als achterliggende reden dat er een relatie of een handeling bewezen moet worden. Hiernaast worden de meest voorkomende bewijsstukken beschreven.

  

De werkgever moet werkzaam zijn in de Groothandel of Horeca.

• Elk bedrijf heeft bij de Kamer van Koophandel één, twee of drie BIK codes. Met deze codes wordt aangegeven in welke sector en branche een bedrijf werkzaam is. Als één van deze drie BIK codes begint met 46 (groothandel), 55.1, 56.1, 56.21, 56.30 (horeca), 432902 (Isolatie) mag het bedrijf ESF aanvragen via SOG. Ook als u lid bent van de Pluimvee kunt u ESF aanvragen via SOG. Het KvK nummer wordt gevraagd bij aanmelding en wordt door SOG gecheckt met de KvK database. Hierbij is het ook mogelijk dat een gelieerd bedrijf (b.v. onder dezelfde holding)beschikt over een goede BIK code en daardoor de gehele holding bij SOG ESF aan kan vragen. Hiervoor moet dan op papier een bewijs geleverd worden door de werkgever.

De werknemer moet in dienst zijn bij eerder genoemde werkgever.

• Werkgever dient een werkgevers- verklaring te tekenen welke het arbeidscontract vervangt als bewijslast. Hierin verklaart de werkgever dat werknemer in dienst is, dat de werknemer tijdens de opleiding niet arbeidsproductief zal zijn en dat de werknemer geen kosten ten laste worden gelegd betreffende de opleiding. 
• Voor de gehele duur van de opleiding moet een kopie loonstrook worden opgestuurd naar de SOG. Hiermee wordt bewezen dat werknemer tijdens de gehele opleiding in dienst was van werkgever.

Er zijn persoonlijke gegevens nodig van de werknemer (BSN/Sofi etc)

• Werknemer dient een werknemersverklaring te tekenen waarin de werknemer verklaart op de hoogte te zijn van het volgen van een ESF-gesubsidieerd traject. Ook tekent werknemer voor toestemming dat zijn persoonlijke gegevens gebruikt worden in het kader van het ESF traject. Tevens wordt melding gemaakt van het feit dat de kosten van de opleiding niet door werknemer betaald mogen worden en tenslotte tekent de werknemer ervoor dat deze presentielijsten zal tekenen.

De opleiding moet een marktconforme prijs hebben

• Hiervoor schrijft SOG elk jaar een offerte- procedure uit waarbij ingeschreven kan worden op een lijst met opleidingen die gevolgd zullen worden in de Sector. Bij elke offerte worden minstens twee tegenoffertes gezocht en vergeleken op basis van marktconformiteit. Hierdoor is het tijdens de loopduur van de aanvraagperiode niet mogelijk andere prijzen te hanteren dan de geoffreerde prijs. SOG heeft geen invloed op aantallen cursisten die de opleiding zullen volgen, dit is verantwoordelijkheid van de opleider.

Alle kosten met betrekking tot de ESF subsidie moeten daadwerkelijk betaald zijn

• Om aan te tonen dat de opleidingskosten betaald zijn moeten deze worden betaald aan de SOG. Deze zullen dan worden doorgestort aan de opleider. Hierdoor hoeven werkgever en opleider geen rekeningafschriften te overleggen. Ook zal SOG pas met de administratieve verwerking starten als de betaling van de administratiekosten voldaan is.

De cursist moet aanwezig zijn geweest op de opleiding

• De cursist dient elke dag van de opleiding een presentielijst te ondertekenen. Ook de docent dient deze te ondertekenen. De handtekening van de cursist wordt vergeleken door de SOG met de handtekening op de werknemersverklaring.

Het resultaat van de opleiding moet bekend zijn

• Hiervoor dient de opleider het uitstroomformulier in te vullen en te ondertekenen. Hierdoor hoeft er geen kopie diploma overlegd te worden.